Amtliche Beglaubigungen

Amtliche Beglaubigung von Unterschriften

Wenn Sie bei einer Behörde oder einer sonstigen Stelle aufgrund einer Rechtsvorschrift ein unterzeichnetes Dokument vorlegen müssen, müssen Sie Ihre Unterschrift in manchen Fällen beglaubigen lassen. Das heißt, Sie müssen Ihre Unterschrift in Gegenwart des beglaubigenden Bediensteten leisten oder anerkennen.  

Ihrer Unterschrift wird ein Beglaubigungsvermerk hinzugefügt, der bestätigt, dass die Unterschrift echt ist. Der Beglaubigungsvermerk wird vom beglaubigenden Bediensteten mit Datum, Unterschrift und Dienstsiegel versehen.

Amtliche Beglaubigung von Abschriften, Kopien und Ausdrucken elektronischer Dokumente

Wenn Sie eine Kopie oder eine Abschrift eines Dokuments zur Vorlage bei einer Behörde brauchen, muss diese ebenfalls in vielen Fällen beglaubigt werden. Die Beglaubigung erfolgt durch die Behörde, die die Originalurkunde ausgestellt hat, oder durch eine beliebige Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörde unter Vorlage der Originalurkunde.  

Eine Abschrift beziehungsweise Kopie wird durch einen Beglaubigungsvermerk beglaubigt, der unter anderem bestätigt, dass die beglaubigte Anschrift oder Kopie mit dem vorgelegten Schriftstück übereinstimmt und der die Unterschrift des beglaubigenden Bediensteten und das Dienstsiegel der Behörde enthält.

Auch Ausdrucke von elektronischen Dokumenten können beglaubigt werden. Ist das elektronische Dokument mit einer qualifizierten Signatur versehen, so muss der Beglaubigungsvermerk zusätzlich Angaben zur Signaturprüfung und dem Zertifikat enthalten.

Beglaubigung elektronischer Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur

Zusätzlich zu den üblichen Angaben des Beglaubigungsvermerks muss die Beglaubigung eines elektronischen Dokuments den Namen der für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten und die Bezeichnung der Behörde, die die Beglaubigung vornimmt, enthalten. Die Unterschrift der Bediensteten und das Dienstsiegel werden durch eine dauerhaft überprüfbare qualifizierte elektronische Signatur ersetzt.

Beglaubigung öffentlicher Urkunden zur Verwendung im Ausland

Öffentliche Urkunden werden von Behörden oder Gerichten im Ausland oftmals nur dann anerkannt, wenn ihre Echtheit oder ihr Beweiswert in einem besonderen Verfahren festgestellt worden ist.

Sie brauchen also entweder eine Legalisation der Auslandsvertretung des Staates, in dem Sie die Urkunde verwenden wollen (Botschaften und Konsulate im Inland) oder eine Apostille (auch "Haager Apostille" genannt) der zuständigen inneren Behörde des Staates, der die Urkunde ausgestellt hat.

Innerhalb der EU werden seit dem 16. Februar 2019 bestimmte Urkunden (z.B. Personenstandsurkunden, Meldebescheinigungen) grundsätzlich ohne weitere Beglaubigung gegenseitig anerkannt. Sie können auch bei der ausstellenden Stelle (z.B. Standesamt) eine Übersetzungshilfe beantragen, sodass eine weitere Übersetzung entbehrlich ist. Bitte lassen Sie sich hierzu beraten.